Dobry dział HR to fundament każdej dobrej firmy. To od jakości pracy menedżerów działu zasobów ludzkich w dużej mierze zależy, czy uda się pozyskać dobrych kandydatów do pracy, jak najszybciej i najsprawniej ich wdrożyć oraz sprawić, aby nie odchodzili z firmy. Podobnie jak w mnóstwie innych obszarów, tak i w HR nowoczesne technologie mogą nie tylko ułatwić życie, ale wnieść realny wkład w wynik finansowy firmy.
Gdy myślimy o transformacji cyfrowej organizacji, w pierwszej chwili przychodzą nam na myśl narzędzia informatyczne dla działu produkcji, magazynu, marketingu, sprzedaży czy finansów. Tymczasem niezwykły postęp dokonał się w świecie narzędzi informatycznych w obszarze Human Recources. W wielu firmach komórki odpowiedzialne za zarządzanie zasobami ludzkimi korzystają z modułów w systemie ERP firmy. Jednak coraz większa liczba dyrektorów i managerów działów HR dostrzega ograniczenia narzędzi wbudowanych w tego typu systemy. Nie ma w tym niczego dziwnego. Systemy ERP nie były bowiem projektowane z myślą o zaspokojeniu potrzeb działów zarządzania zasobami ludzkimi.
Nowoczesny HR na miarę XXI wieku wymaga jednak narzędzi, które będą zaprojektowane specjalnie do zarządzania procesami personalnymi. Systemy takie muszą więc wspomagać managerów w rekrutacja, onboardingu, ocenie okresowej, zarządzaniu kompetencjami pracowników, planowaniu urlopów czy prowadzeniu i archiwizowaniu dokumentacji pracowniczej. Do takich właśnie zadań stworzono systemy klasy HCM. Dzięki automatyzacji upraszczają one również wewnętrzne procedury związane z zarządzaniem kapitałem ludzkim. A przy okazji zapewniają wysoki stopień bezpieczeństwa danych. To niezwykle ważne w kontekście wymogów prawa regulującego kwestie danych osobowych.
W krótkim artykule zaprezentuję najważniejsze korzyści wynikające z użytkowania systemu HCM. Pokażę, jakie najważniejsze problemy rozwiązuję tego typu narzędzia. Ich lista powstała na bazie rozmów z dziesiątkami dyrektorów działów personalnych firm różnej wielkości oraz moich własnych doświadczeń. Zbierałem je przez ponad dwie dekady pracy w czterech różnych branżach. Elementem łączącym wszystkie te branże była krytycznie ważna rola działu Human Resources. Sukces każdej firmy ma bowiem swój początek właśnie w dziale HR. To od jakości procesów rekrutacji, onboardingu, szkolenia i oceny zależy, czy ludzie będą odpowiednio realizować swoje zadania.
Chaos w procesie rekrutacyjnym
Zarządzanie rekrutacją nie jest łatwe, choć osobom z zewnątrz może się takie wydawać. Cóż to bowiem za problem – myślą – zamieścić ogłoszenie na portalu, wybrać kilkanaście CV, zaprosić kandydatów na rozmowę i na końcu wybrać najlepszego? Tymczasem działania te to tylko wierzchołek góry lodowej. Każde z nich rządzi się swoimi regułami, każde wymaga czasu i fachowej wiedzy. Nawet zamieszczenie ogłoszenia o pracę nie jest łatwe. HR manager musi przecież opracować opis stanowiska i przygotować samo ogłoszenie w sposób, który zachęci kandydatów do aplikowania. Musi też wybrać odpowiednie medium, w którym pojawi się ogłoszenie. Każdy element procesu rekrutacyjnego jest też znakomitą okazję do budowania pozytywnego wizerunku firmy w oczach kandydatów i obecnych pracowników.
Z drugiej strony, nic tak nie zniechęca potencjalnych kandydatów, jak chaos w procesie rekrutacyjnym. Przejawia się on na wiele sposobów. Najczęściej jest to przekładanie, terminów rozmów i brak kontaktu ze strony rekrutera w określonym terminie, pomimo obietnicy kontaktu. Często również zdarzają się kaskadowe opóźnienia rozmów kwalifikacyjnych, wynikające z zaplanowania zbyt krótkiego czasu na każdą rozmowę. Bardzo często popełnianym błędem jest również brak jednolitego standardu prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych. W konsekwencji może więc zdarzyć się tak, że każdy HR manager czy kierownik komórki, dla której prowadzona jest rekrutacja, stosuje inne techniki rekrutacji. Często też zadaje inne pytania i na co innego zwraca uwagę w ocenie kandydatów. Efektem jest taki, że w różnych oddziałach firmy pracują bardzo różne osoby, nie koniecznie takie, które najbardziej odpowiadają profilowi idealnego kandydata. Nie może być inaczej, skoro w każdym oddziale obowiązują różne standardy i metodologie prowadzenia procesu rekrutacji.
Systemy klasy Human Capital Management zaprojektowano po to, aby znacząco ograniczyć ten chaos. Dzięki tym narzędziom firma jest w stanie zaprojektować jednolity standard procesu rekrutacji dla każdego ze stanowisk. W systemie można bowiem zaprojektować proces, który moglibyśmy nazwać „ścieżką podróży kandydata” w procesie rekrutacyjnym, analogicznie do „ścieżki podróży klienta”, będącej fundamentem procesu sprzedaży.
Taka ścieżka może różnić się w zależności od branży, firmy czy stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja. Jednak w większości przypadków zawiera te same elementy. Zazwyczaj, po wstępnej selekcji CV, następują pierwsza rozmowa HR managera z kandydatem. Później następują kolejne rozmowy, najczęściej z kierownikiem komórki, w której ma być zatrudniona nowa osoba. Efektem pierwszych rozmów jest sporządzenie krótkiej listy kandydatów. Czasem przeprowadza się również testy kompetencyjne i/lub psychologiczne.
Niezwykle ważne jest, że każdy z etapów może być wspomagany przez system HCM. Podpowie on, jakie pytania zadawać. Umożliwi przeprowadzenie testów, automatycznie sprawdzi ich wyniki i przygotuje raport. Pozwoli też umieścić notatki osób prowadzących rozmowę bezpośrednio w systemie, zastępując trudne do odczytania notatki odręczne na wydrukowanym CV kandydata. Dzięki temu każda osoba zaangażować w proces rekrutacji będzie wiedzieć o kandydacie wszystko to, czego dowiedzieli się inni członkowie zespołu. Przede wszystkim jednak system HCM wymusi prowadzenie procesu rekrutacji według określonego standardu.
Jak przykład weźmy listę pytań rekrutacyjnych na poszczególne stanowiska. Zmiany na rynku powodują, że z czasem profil kandydata się zmienia, co powoduje konieczność wprowadzenia zmian w standardzie rozmowy. W większości przypadków wygląda to tak, że HR rozsyła mailem informację do wszystkich managerów z nową listą pytań. Mamy szczęście, jeśli manager, który akurat prowadzi rekrutacje, będzie pamiętać, że pół roku temu zmieniła się lista pytań. Odnajdzie maila i przeprowadzi rozmowę w nowym standardzie. W ilu jednak wypadkach będzie inaczej?
Przed takim właśnie chaosem zabezpiecza system klasy HCM. Firma, która go posiada, otrzymuje jeden, spójny i dostępny dla wszystkich zainteresowanych magazyn wiedzy o każdym z kandydatów. Dostępny o każdym czasie, dla każdej zainteresowanej – i uprawnionej – osoby. Ma wreszcie narzędzie, które pozwala zbierać wszelkie niezbędne informacje, które pomogą podjąć decyzję, który kandydat najlepiej nadaję się na dane stanowisko.
Brak aktualnej bazy z opisami stanowisk
Dział sprzedaży zgłosił właśnie do działu HR konieczność zrekrutowania przedstawiciela handlowego na terenie Płocka i okolic. Przygotowujesz więc rekrutację i od razu napotykasz problem braku opisu stanowiska przedstawiciela handlowego. Skąd więc masz wiedzieć, kogo szukasz? Pół biedy, jeśli możesz użyć wcześniejszych ogłoszeń z Twojej firmy. Masz dużo szczęścia, jeśli zawierają one coś więcej niż wyświechtane sformułowania typu: „Poszukujemy młodej, kreatywnej, dynamicznej osoby do pracy w młodym, dynamicznym, kreatywnym zespole”.
Dzwonisz więc do managera liniowego, który zainicjował rekrutację. Pytasz, jakich kompetencji oczekuje. „Ma być pracowity i punktualny. Ma umieć budować owocne, biznesowe relacje z klientami. No i ma być dynamiczny i kreatywny”. Niewiele to pomogło. Próbujesz więc sklecić coś, bazując na ogłoszeniach z firm podobnych do Twojej. Niestety, 90% ogłoszeń to poszukiwanie „młodych, dynamicznych osób do pracy w młodym dynamicznym zespole”. Pozostałe 10% razi Cię infantylnością. Przecież chcesz zatrudnić przedstawiciela handlowego, a nie żadnego „czarodzieja Gandalfa branży dodatków paszowych dla trzody chlewnej”.
Problem braku jednej bazy zawierającej opisy stanowisk rozwiążą właśnie system klasy HCM. Szczegółowe opisy stanowisk są bowiem jedną z bardziej popularnych funkcjonalności tego typu systemów. Jeśli opisy są na bieżąco aktualizowane, wspomagają nie tylko proces rekrutacji, ale również proces oceny okresowej pracowników. Ponadto ułatwiają śledzenie rozwoju pracowników, ponieważ są „wzorcem z Sevre” dla każdego stanowiska.
W wielu firmach opisy stanowisk są również podstawą sporządzania zakresów obowiązków poszczególnych pracowników zawartych w umowie o pracę. Jeśli masz klarowny, spójny i przemyślany opis stanowisk możesz też przeprowadzić ocenę okresową.
Brak spójnej polityki employer branding
O ile w powszechnej świadomości polskich przedsiębiorców utrwaliło się pojęcie marki produkty czy usługi, o tyle pojęcie marki pracodawcy rzadko używane jest poza światem wielkich korporacji. W konsekwencji wielu małych i średnich przedsiębiorców nie podejmuje żadnych działań w kierunku budowania marki. To nie znaczy, że nie mają żadnej marki. Mają, ale jej kształtowanie pozostawione jest przypadkowi.
Tymczasem marka pracodawcy ma istotny wpływ nie tylko na to, jakich pracowników firma przyciąga, ale przekłada się również wprost na poziom kosztów. Nie musisz bowiem płacić najwięcej na rynku, aby być preferowanym miejscem pracy dla najlepszych kandydatów i pracowników.
Strategia firmy w zakresie employer branding zazwyczaj składa się z kilku elementów. Pierwszym z nich jest analiza grup docelowych, czyli profilu kandydatów, których firma chce pozyskać. Grupą docelową są również obecni pracownicy firmy. Employer branding w równym stopniu ma na celu pozyskanie najlepszych kandydatów, ale również zatrzymanie najlepszych pracowników w firmie. Po drugie, analiza otoczenia pod kątem silnych i słabych stron przedsiębiorstwa jako pracodawcy na tle konkurencji. Trzecim elementem strategii marki pracodawcy jest zazwyczaj opracowanie tzw. Employer Value Proposition (EVP), czyli listy kluczowych wartości oferowanych przez firmę pracownikom. Mogą to być zarówno konkretne korzyści, takie jak stabilność zatrudnienia, świadczenia pracownicze, możliwości rozwoju. Mogą to być też wartości emocjonalne, takie jak satysfakcja z pracy, pozytywna atmosfera w firmie, relacje, prestiż, CSR. Czwartym elementem empleyer brandingu są kampanie mające na celu budowanie wizerunku pracodawcy w poszczególnych grupach docelowych.
Jak widać więc employer branding to znacznie więcej niż treść czy oprawa graficzna ogłoszenia o pracę. To pełnoprawna strategia biznesowa mająca istotny wpływ na wynik finansowy firmy. Dlatego, aby ją dobrze prowadzić, należy mieć odpowiednie narzędzia. Tu do gry wchodzi system klasy HCM. W narzędziu tym można zaprojektować całą strategię w zakresie employer branding oraz prowadzić kampanie. Dzięki temu pracodawca ma kontrolę nad tym, jak inni postrzegają jego markę. Możliwe jest koordynowanie szerokich akcji promocyjnych, a także precyzyjnych działań reklamowych — wszystko na rzecz wzrostu świadomości marki i pozytywnego wizerunku firmy wśród obecnych i przyszłych pracowników. System klasy HCM gromadzi informacje o wszystkich projektach w toku, a także o tych, które były realizowane w przeszłości lub są zaplanowane na przyszłość. To tutaj specjaliści HR przechowują swoje pomysły, opisy prowadzonych działań, a także wyznaczają swoje cele i KPI.
Moduł kampanii służy natomiast do organizowania zewnętrznych i wewnętrznych działań związanych z budowaniem marki. Tu można zaprojektować poszczególne etapy kampanii employer brandingowych. W ten sposób łatwo jest przeanalizować, jakie działania employer brandingowe przynoszą najlepsze efekty i przyciągają najlepszych kandydatów.
HCM to także doskonałe narzędzie do tworzenia i prowadzenia strategii Employer Value Proposition (EVP), czyli wprowadzenia zestawu wartości (benefitów) dla pracowników. Oprogramowanie HCM pomaga kategoryzować i przyznawać benefity na podstawie różnych kryteriów. Należą do nich, na przykład polityka firmy, doświadczenie zawodowe poszczególnych osób, staż pracownika w organizacji, wyniki ocen i bieżącej pracy i wiele innych.
Utrudniony dostęp do dokumentacji pracowniczej
Firma zatrudniająca kilkuset pracowników nawet sobie z tego nie zdaje sprawy, ale jeden do dwóch etatów w dziale HR ma tylko po to, by wystawiać różne zaświadczeń, duplikaty świadectw pracy i inne dokumenty. To dotyczy nie tylko aktualnie zatrudnionych pracowników, ale również tych, którzy już nie pracują, ale kiedyś w firmie pracowali. Oni również potrafią przyjść po zaświadczenie nawet wiele lat po tym, gdy odeszli z firmy.
System HCM może w dużym stopniu odciążyć pracowników działu HR z konieczności wystawiania setek zaświadczeń, duplikatów i innych dokumentów. Każdy z pracowników ma bowiem swoje konto w systemie, które nie wygasa po ustaniu stosunku pracy, ale jest dostępne – oczywiście tylko w pewnym zakresie – również dla byłych pracowników. Może on więc sam wydrukować sobie niezbędne dokumenty czy zaświadczenia. Może pobrać wnioski PIT, zaświadczenia, które pracodawca wysyła do ZUS-u czy zatwierdzone dokumenty płacowe, takie jak wnioski premiowe.
Narzędzie to jest praktycznie bezobsługowe, ponieważ każdy dokument, który może być przydatny dla pracownika, archiwizuje się automatycznie. Odpowiednie zabezpieczenia (np. dostęp za pomocą hasła nie tylko do samego systemu, ale również do poszczególnych dokumentów) spełnia natomiast najwyższe standardy wynikające z przepisów prawa i regulacji unijnych, takich jak RODO.
Chaos w zarządzaniu urlopami i nieobecnościami
Z własnego doświadczenia pamiętam sytuację, która nieomal doprowadziła do paraliżu działu sprzedaży na kilka tygodni. Wraz z przyjściem do firmy odziedziczyłem zespół, który nie był wcześniej w odpowiedni sposób prowadzony. Przejawiała się to na wiele sposobów, ale w tym momencie chciałbym przytoczyć jedną sytuację. Zaczyna się sezon urlopów. I nagle okazuje się, że sześciu z siedmiu handlowców wybiera się w tym samym czasie na trzytygodniowy urlop. Większość ma już wykupione wczasy. Mój poprzednik po prostu podpisywał wnioski urlopowe, przynoszone w ciągu kilku poprzednich miesięcy. Nie zadając sobie trudu, aby zabezpieczyć firmę przed nieobecnością praktycznie całego zespołu. W ostatniej chwili udało mi się namówić dwóch pracowników do wzięcia urlopu w innym terminie.
Zarządzanie nieobecnościami to jedna z ważniejszych funkcji administracyjnych. W niektórych branżach koniecznością jest zabezpieczenie minimalnej obsady na pewnych stanowiskach, ponieważ w przeciwnym razie firma nie będzie w stanie wykonywać swoich zadań. Wyobraźmy sobie na przykład magazyn dystrybutora produktów spożywczych, w którym 80% załogi idzie na urlop w tym samym czasie. Trudno to sobie wyobrazić, prawda? Dlatego tak ważne jest posiadanie narzędzia, które będzie nie tylko pamiętać o tym, kto, kiedy i dlaczego był lub będzie nieobecny w pracy, ale również zabezpieczy firmę przed pomyłkami człowieka.
System HCM służy do śledzenie i zarządzania nieobecnościami bez względu na rodzaj czy przyczynę. Każda z tych sytuacji reprezentowana jest innym kolorem na specjalny kokpicie menedżerskim. W ten sposób bardzo łatwo zorientować się już na pierwszy rzut oka, kto, kiedy i z jakiego powodu jest nieobecny. To funkcjonalność niezwykle przydatna dla kierowników, ale również dla współpracowników.
System klasy HCM nie tylko umożliwia zarządzanie nieobecnościami, ale również w dużym stopniu automatyzuje ten proces. Można w nim na przykład „zaszyć” regułę, że w tym samym czasie na urlopie nie może być więcej niż 30% załogi. Można dodatkowo ustalić, że pracownicy z danego zespołu nie mogą iść na urlop na zasadzie jeden o drugim, ale „na zakładkę”, po to, by pracownicy mieli ze sobą kontakt. Dzięki temu pracownicy będą mogli sprawnie przekazywać sobie obowiązki i nie umknie żadna istotna informacja.
Szczególnym przypadkiem nieobecności w biurze jest wyjazd służbowy. To, że jesteś z dala od firmy, nie oznacza, że nie pracujesz. Na niektórych stanowiskach są wręcz integralną częścią obowiązków. System klasy HCM pozwoli rozliczyć delegacje, przygotować niezbędną dokumentację a na koniec miesiąca wygeneruje raport, w którym zobaczysz kto i jak długo był w delegacji i z jakim skutkiem.
Podsumowanie
Dzięki oprogramowaniu HCM masz wszystko w jednym miejscu, oszczędzasz czas swój i innych pracowników działu HR oraz usprawniasz praktycznie każdy z procesów, który dotyczy pracowników. To tutaj możesz zaprojektować całą ścieżkę pracownika. To również znakomite narzędzie do prowadzenia spójnej, skutecznej i opartej o dane polityki w zakresie employer brandingu. Co więcej, nie są to drogie narzędzia: już za mniej niż 3000 zł miesięcznie możesz mieć nowoczesny, sprawdzony system HCM. Z pewnością zarobi on na siebie po wielokroć.
© Wojciech Woźniak
Jeśli chcesz wdrożyć nowoczesny system planowania tras i zarządzania transportem – zapraszam do kontaktu. W trakcie krótkiej prezentacji online przedstawię najciekawsze możliwości systemu. Zapraszam do kontaktu:
Wojciech Woźniak || Head of Sales & Chief Consultant at Syntactive
+48 500 25 66 45 || w.wozniak@syntactive.pl
