+ 48 500 25 66 45 kontakt@syntactive.pl

Czy prowadzisz małą lub średnią firmę i tracisz klientów albo spada sprzedaż a Ty nie wiesz dlaczego? Czy odnosisz czasem wrażenie, że konkurencja robi „coś”, przez co odbiera Ci klientów a Ty nie wiesz, co to takiego? Czy słyszysz od klientów, że „u konkurencji jest inaczej, tak że och! a u was to zawsze tylko…”? To „coś” i to „inaczej” często związane jest z technologiami informatycznymi. Często nie są to wcale systemy za setki tysięcy złotych. Przykładowo, przyzwoity system CRM dla pięcioosobowego zespołu nie kosztuje więcej niż 1000 zł miesięcznie.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

Łatwo zgubić się jednak w technologicznym labiryncie. Dlatego w tym artykule podzielę się doświadczeniami i wiedzą o tym, jak bezpiecznie, tanio i przede wszystkim efektywnie wdrożyć w małej i średniej firnie system informatyczny dla biznesu taki jak CRM czy Contact Center. Dowiesz się, jak przeprowadzić w swojej firmie cyfrową transformację w sposób łatwym prosty i z minimalnym ryzykiem porażki.

transformacja cyfrowa w małej i średniej firmie

Dowiesz się jak wybrać z oceanu dostępnych narzędzi to, które faktycznie będzie dla Ciebie pracować, realnie zwiększając zyski Twojej firmy. Od czego zacząć wdrożenie systemu informatycznego? Na co zwracać uwagę przy rozmowach z ewentualnymi dostawcami? Jak porównać ze sobą różne systemy informatyczne? O tym wszystkim przeczytasz niżej.

Zanim przejdziemy dalej pozwól, że powiem kilka słów o sobie. Przez dwadzieścia lat zarządzałem sprzedażą w firmach z branży edukacyjnej, FMCG i farmaceutycznej. Od piętnastu lat odpowiadam również za wyszukiwanie i wdrażanie rozwiązań informatycznych. Byłem odpowiedzialny za obszar szumnie nazywany „transformacją cyfrową organizacji”. Jako uczestnik lub szef grup projektowych wdrożyłem z sukcesem informatyczne systemy zarządzania klasy ERP, CRM, SFA, WMS, Contact Center, business intelligence oraz dziesiątki innych, mniejszych aplikacji. Od kilku lat odpowiadam za sprzedaż oraz jestem jednym z konsultantów wiodących we własnej firmie informatyczno-konsultingowej, Syntactive.pl.

Chcę podzielić się moimi doświadczeniami z pozycji kupującego, a nie dostawcy oprogramowania. Czyli z Twojej perspektywy.

Co to właściwie jest „transformacja cyfrowa”?

Najprościej można powiedzieć, że transformacja cyfrowa to transformacja procesów i systemów firmy dokonana z użyciem technologii cyfrowych.  Na cyfrową transformację możemy spojrzeć co najmniej z dwóch różnych perspektyw:

1) jako transformację całego rynku, dokonującą się na skutek wejścia do gry nowych narzędzi cyfrowych;

2) transformację cyfrową firmy lub jej wybranych komórek czy wręcz procesów.

Skoncentruję się na tym drugim rozumieniu. Spokojnie więc, to nie będzie kolejny artykuł o tym że masz być nowym Apple, Amazon lub Netflix bo inaczej wypadniesz z rynku. Historie tych firm są owszem, interesujące, ale niosą ze sobą niewielką wartość dla zdecydowanej większości przedsiębiorstw. Przecież nie wszyscy mamy ambicję aby zrewolucjonizować zasady branży, w której działamy. Zdecydowana większość firm chce po prostu sprzedawać więcej, pozyskiwać nowych klientów, ograniczać koszty czy zwiększać efektywność dzięki technologiom informatycznym.

Fakty i mity na temat transformacji cyfrowej

Sprostujmy na początek kilka obiegowych, ale nie do końca prawdziwych opinii na temat transformacji cyfrowej firm.

Po pierwsze, transformacja nie musi być kosztowna. Oczywiście są na rynku systemy ERP czy CRM za kilka milionów złotych, jednak praktycznie każde rozwiązanie, czy to system CRM, ERP czy narzędzia do e-commerce (handlu w sieci) występują w całym spektrum cenowym: od potężnych ekosystemów autorstwa globalnych korporacji aż po praktycznie darmowe rozwiązania bazujące na otwartym kodzie źródłowym open source[3]. Każda firma, nawet jednoosobowa, znajdzie odpowiedni dla siebie CRM czy system do obsługi klienta za cenę nieprzekraczającą dwustu złotych miesięcznie.

Po drugie, słowo „cyfrowy” to nie to samo, co „online”. To różne pojęcia opisujące różne, choć połączone, zjawiska. Patrząc z szerszej perspektywy: na ogół strategia online, czyli strategia dotycząca obecności firmy w sieci, wynika z szerszej strategii cyfrowej, choć można sobie wyobrazić jedno bez drugiego.

Po trzecie, nie jest prawdą, że wyszukiwaniem i zakupem rozwiązań IT musi zajmować się specjalista od IT. Dział IT, jeśli w ogóle w firmie istnieje, ma przeważnie znacznie mniejszą tak zwaną „wiedzę dziedzinową” (dotyczącą poszczególnych obszarów funkcjonowania firmy, np. sprzedaż, marketing, logistyka) niż osoby na co dzień zajmujące się daną dziedziną. Sam niejednokrotnie włączałem dział IT dopiero na późniejszych etapach analizy i wdrożenia, gdy trzeba było ustalić szczegóły techniczne (migracja danych, interfejsy, wymagania sprzętowe itp.). W praktyce najczęściej inicjatorami wdrożeń nowoczesnych narzędzi są właściciele firm, pracownicy marketingu, sprzedaży, logistyki czy finansów, dopiero w dalszej kolejności działy IT.

Zacznij od „Dlaczego?”

Firmy mogą dokonywać transformacji cyfrowej z wielu różnych powodów. Najczęściej jest to chęć poprawy jakości procesów operacyjnych. Na przykład firma dystrybucyjna wdraża system magazynowy klasy WMS (Warehouse Management Software), dzięki któremu pracownicy magazynowi będą w stanie pakować więcej produktów na godzinę popełniając przy tym mniej pomyłek. 

efektywność dzięki cyfryzacji

Drugim powodem jest chęć zaspokojenie zmieniających się potrzeb i nawyków klientów. Pamiętam na przykład wyścig dystrybutorów farmaceutycznych o to, kto zaproponuje aptekom lepszą platformę do dokonywania zamówień przez Internet. Kanał ten stawał się bowiem coraz bardziej popularny a na dodatek zacznie tańszy niż dominujący do niedawna model zbierania zamówień przez telemarketing.

Po trzecie może to być po prostu chęć dogonienia konkurencji, która wdrożyła z sukcesem jedno lub kilka rozwiązań cyfrowych i zaczyna nam uciekać.

Najgorszym powodem jest wdrażanie narzędzi cyfrowych tylko dlatego, że są. Technologie informatyczne nie są bowiem celem samym w sobie, ale środkiem do dokonania zmiany, która wzmocni przedsiębiorstwo. 

Jak wybrać odpowiednie narzędzie?

Czy znasz to przysłowie „Pierwszy dom budujesz dla swojego wroga, drugi dla przyjaciela a dopiero trzeci dla siebie”? Może nie jestem wystarczająco obiektywny, ale patrząc z perspektywy lat spędzonych po stronie kupującego uważam, że najbezpieczniej, najprościej i najbardziej efektywnie byłoby skorzystać z usług zewnętrznego konsultanta. Przejmie on na siebie zadania związane z wstępną analizą potrzeb i określeniem celów strategicznych wdrożenia, przygotuje przetarg pozwalający w łatwy sposób porównać często bardzo odmienne narzędzia, będzie uczestniczyć we wszystkich spotkaniach i rozmowach z ewentualnymi dostawcami, pomoże wybrać finalnego dostawcę oprogramowania, wynegocjuje umowę, i wreszcie dopilnuje, abyś przy wdrożeniu dostał to, za co płacisz.

Nie w każdym jednak przypadku zatrudnienie konsultanta ma sens. Na przykład przy relatywnie niewielkim wdrożeniu z budżetem w przedziale 20 000 – 50 000 zł koszt konsultanta może stanowić nawet 25% tej kwoty. Zawsze można jednak wybrać tańszy wariant usługi, na przykład obejmujący swoim zakresem analizę przedwdrożeniową i organizację przetargu a następnie samodzielnie wybrać dostawcę i przypilnować wdrożenia.

Można oczywiście cały proces przeprowadzić własnymi siłami, w takim przypadku zawsze jednak wdrożenia obarczone jest znacznie większym ryzykiem niepowodzenia. Aby to ryzyko zminimalizować należy przestrzegać kilku najważniejszych zasad.

Wybór osoby odpowiedzialnej za wdrożenie – kierownika projektu

Wdrożenie nawet relatywnie prostych rozwiązań może być niezwykle czasochłonne i pracochłonne. Oczywiście większość pracy wykonuje dostawca oprogramowania, nie oznacza to jednak, że aktywność kupującego może ograniczyć się jedynie do czynności związanych z zakupem aplikacji (wynegocjowanie umowy i pilnowanie jej przestrzegania przez dostawcę). Dlatego jeśli tylko masz taką możliwość wydeleguj do procesu przygotowania wdrożenia i nadzoru nad nim jednego ze swoich pracowników, który „ogarnia” jako tako nowoczesne technologie. Najlepiej, jeśli będzie to szef komórki, dla której ma być wdrażane dane narzędzie cyfrowe. Jeśli nie możesz sobie na to pozwolić zadbaj przynajmniej o to, by odciążyć tę osobę na ile to możliwe z codziennych obowiązków tak, aby minimum 50% swojego czasu mogła poświęcić pracom nad projektem wdrożeniowym.

Osoba ta będzie kierownikiem projektu wdrożeniowego po twojej stronie i będzie odpowiedzialna za przygotowanie całego projektu, w zakres czego wchodzi zazwyczaj opracowanie:

  • wstępnej analizy potrzeb,
  • przetargu dla dostawców,
  • zakres projektu,
  • harmonogramu,
  • wstępnego kosztorysu projektu,

Osoba delegowana powinna mieć podstawową wiedzę na temat zarządzania projektami. Nie zaszkodzi również przynajmniej podstawowe rozeznanie w najpopularniejszych metodykach wdrażania rozwiązań informatycznych, w szczególności preferowanych przez większość dostawców tak zwanych „metodykach zwinnych”, z metodą SCRUM na czele.

Rozpoczęcie projektu wdrożeniowego – „kick-off-meeting”

Projekt wdrożeniowy zazwyczaj odrywa ludzi od ich codziennej pracy, często nakładając na nich dodatkowe obowiązki. Dlatego większość pracowników niechętnie wita wiadomość o rozpoczęciu wdrożenia CRM czy innego systemu. Tym bardziej jeśli podejrzewają, że mogą być w niego zaangażowani. Nie możesz pozwolić aby projekt był w jakikolwiek sposób lekceważony, ani tym bardziej sabotowany. Brak wsparcia właściciela lub menedżerów jest jedną z głównych przyczyn porażek we wdrożeniach. Dlatego jeśli jesteś właścicielem lub prezesem firm musisz wysłać wyraźny przekaz. Zakomunikuj wszystkim pracownikom zaangażowanym we wdrożenie i przyszłym użytkownikom systemu, że projekt ten to jeden z najważniejszych elementów strategii firmy oraz priorytet dla wszystkich pracowników. 

Zorganizuj spotkanie dla kadry zarządzającej, na którym przedstawisz lidera projektu udzielając mu odpowiedniego „namaszczenia”. Jeśli nie jesteś członkiem zarządu poproś prezesa lub dyrektora zarządzającego o udział w zorganizowanym przez Ciebie spotkaniu inicjującym projekt. Wskazane jest również, aby Zarząd przesłał do wszystkich pracowników informację o rozpoczęciu prac i odpowiednio spozycjonował ważność projektu w świadomości pracowników.

Kick-off meeting

Najpierw określ cele i potrzeby – analiza przedwdrożeniowa

Zanim przejdziesz do wyboru dostawcy oprogramowania musisz jasno określić, czego właściwie potrzebujesz. Dlatego powinieneś przeprowadzić analizę przedwdrożeniową. 

Możesz też ten etap przeprowadzić we własnym zakresie, choć wymagana będzie pewna wiedza. Jeśli wcześniej nie miałeś do czynienia z tym tematem gorąco zachęcam, aby kierownik projektu ukończył przynajmniej podstawowy kurs analizy biznesowej. Z łatwością znajdziesz taki kurs. Możesz również poczytać bloga Hani Tomaszewskiej, jednej z najbardziej znanych postaci w polskim środowisku analizy biznesowej.

Celem analizy przedwdrożeniowej jest określenie podstawowych wymagań funkcjonalnych i technicznych względem systemu, który zamierzasz wdrożyć. Nie szczędź czasu na analizę ponieważ jej brak lub przeprowadzenie „po łebkach” jest kolejną z najważniejszych przyczyn porażki we wdrożeniach systemów informatycznych.

Uważaj też na pułapkę: zazwyczaj w kosztorysie projektu wdrożeniowego przygotowanego przez dostawcę oprogramowania znajdziesz pozycję „analiza przedwdrożeniowa”. Zazwyczaj etap ten ma miejsce po podpisaniu umowy, a jeśli odbywa się przed jej podpisaniem możesz spodziewać się, że nie zostanie wykonany za darmo. W zależności od wielkości projektu etap analizy może trwać kilka dni a nawet kilka tygodni. Za każdy dzień będziesz musiał zapłacić od 1500 do 3000 zł. Poza tym w trakcie tej analizy dostawca będzie robić wszystko, aby przekonać Cię, że dana potrzeba jest realizowana przez konkretny, gotowy moduł jego aplikacji zatem nie ma potrzeby wchodzenia w szczegóły. Dostawca – szczególnie już po podpisaniu umowy – ma oczywisty cel: chce uniknąć wprowadzania modyfikacji w systemie na swój koszt.

Na czym polega analiza przedwdrożeniowa?

Zazwyczaj analiza przedwdrożeniowa zawiera kila elementów:

  1. Dokładne sformułowanie celów biznesowych, które chcesz osiągnąć dzięki nowemu systemowi. Zacznij od celów ogólnych, np. „Poprawa jakości serwisu dla klientów” czy „Zwiększenie efektywności pracy przedstawicieli handlowych”. Przejdź następnie do bardziej szczegółowych celów cząstkowych, które mają doprowadzić Cię do osiągnięcia celów głównych. Przykładowo, cel cząstkowy do celu ogólnego „Zwiększenie efektywności pracy przedstawicieli handlowych” może wyglądać następująco: „Zwiększenie liczby wizyty przedstawicieli handlowych o 15% w stosunku do średniej liczby wizyt za 3. kwartał roku 2020, począwszy od trzeciego miesiąca po wdrożeniu nowego systemu”. Każdy z tych celów powinien spełniać wymogi standardu SMART, czyli powinien być: specyficzny, mierzalny, osiągalny, istotny i osadzony w czasie.
  2. Zbudowanie tak zwanego „modelu dziedzinowego”. Pod tą techniczną nazwą kryje się na ogół opis procesów biznesowych, które mają być realizowane w systemie. Możesz opisać procesy w języku naturalnym, zachęcam jednak do ich sformułowania w języku formalnym, służącym właśnie do modelowania procesów, na przykład w BPML 2.0. Wbrew pozorom nie jest to szczególnie trudne, tym bardziej, że na potrzeby analizy wystarczy dosyć ogólny model procesu. Niżej przykładowy proces rozpisany w uproszczonym języku BPML 2.0 z wykorzystaniem narzędzia Bizagi. Oczywiście im bardziej szczegółowy i precyzyjny opis tym lepiej.
Przykładowy model procesu biznesowego stworzony w narzędziu Bizagi

To, co przygotowałeś dotychczas wreszcie pozwala sporządzić listę wymagań. Zazwyczaj dzielą się ona na dwie grupy: wymagania funkcjonalne oraz wymagania techniczne.

Wymagania funkcjonalne i wymagania techniczne oraz wymagania niefunkcjonalne

Wymagania funkcjonalne opisują czynności, których wykonanie powinno być możliwe w systemie. Zazwyczaj dotyczą one poszczególnych kroków danego procesu a ich opis zaczyna się do słów „System powinien…”.

Odwołajmy się do powyższego prostego procesu zakładania kartoteki nowego klienta w systemie (w tym przypadku jest to apteka). Na samej górze mamy czynność nazwaną „weryfikacja pod względem finansowym” wykonywaną przez dyrektora finansowego (CFO). Elementem tej weryfikacji jest sprawdzenie czy klient nie znajduje się w Krajowym Rejestrze Długów. Zatem wymaganie względem systemu może brzmieć następująco: „System powinien dawać możliwość sprawdzenia z poziomu aplikacji czy klient znajduje się w Krajowym Rejestrze Długów”. 

Zwróć uwagę, że nie mówimy, JAK system ma to zrobić. Na tego typu pytania będzie musiał udzielić odpowiedzi dostawca oprogramowania. Aby stworzyć listę wymagań funkcjonalnych nie musisz być fachowcem w dziedzinie informatyki. Wystarczy, że jesteś fachowcem w dziedzinie, w której system ma działać.

Podobnie w przypadku wymagań wynikających np. z przepisów prawa. Niektóre branże, na przykład branża farmaceutyczna, są regulowane rozlicznymi przepisami. Na przykład producent czy hurtownia nie może sprzedać leku do apteki, która nie jest oznaczona jako aktywna w bazie Głównego Inspektora Farmaceutycznego. Chciałbyś aby ten wymóg był zaadresowany w systemie? Wystarczy więc, że sformułujesz następujące wymaganie: „System powinien być zgodny z wymogami ustawy Prawo farmaceutyczne, tekst jednolity”. Tego typu wymagania nazywane są „wymaganiami zgodności”.

Kolejna grupa wymagań to wymagania techniczne. Do ich przygotowania z pewnością potrzebna będzie osoba z działu IT, znająca systemy i sprzęt aktualnie wykorzystywane w firmie. Ta grupa wymagań zawiera bowiem informacje na temat środowiska, w którym nowym system będzie funkcjonował. Przykładowo: z jakimi systemami nowa aplikacja ma być zintegrowana, w jakim systemie operacyjnym pracują stacje robocze (np. komputery) przyszłych użytkowników, opis systemów, z którymi nowy system będzie zintegrowany, opis sposobu logowania użytkowników czy zasady dostępu zdalnego.

Osobna grupa to wymagania niefunkcjonalne, które na ogół stanowią opis wszelkiego typu ograniczeń nakładanych na system. Do tej grupy wymagań należą na przykład informacje o maksymalnej licznie użytkowników, którzy będą mogli w jednym czasie swobodnie korzystać z aplikacji, maksymalny czas wdrożenia, wymagania wobec dokumentacji, która ma zostać opracowana przez wykonawcę (np.: projekt architektury informatycznej, projekt migracji danych, specyfikacja sprzętowa, specyfikacja funkcjonalna, harmonogram wdrożenia, instrukcje dla użytkowników itp.). Mogą to być również oczekiwania wobec dostawcy co zadań przez niego wykonywanych po samym wdrożeniu (np. szkolenia dla pracowników, gwarancja, zakres wsparcia powdrożeniowego, SLA, itp.) oraz wymogi dotyczące bezpieczeństwa.

Zbierz efekty analizy w jednym dokumencie, który możesz nazwać przykładowo: „Opis przedmiotu zamówienia na system klasy CRM dla firmy Stef-Bud Sp. z o.o.”  To będzie kluczowy dokument, na podstawie którego wyłonisz finalnego dostawcę.

Jak wyłonić dostawcę systemu?

Gdy zgromadziłeś już niezbędną dokumentację możesz przystąpić do procedury wyboru dostawcy. 

Najpierw stwórz listę potencjalnych oferentów. Możesz zrobić research w Internecie i na jego podstawie wstępnie wytypować od pięciu do dziesięciu firm. Pamiętaj o jednym: często jest tak, że ten sam system informatyczny może znajdować się w ofercie kilku różnych dostawców. Szczególnie dotyczy to produktów z oferty dużych, globalnych firm informatycznych, takich jak SAP, Salesforce, Microsoft, Sugar czy Oracle. Dostawca zajmuje się nie tylko odprzedażą konkretnego rozwiązania i jego wdrożeniem, ale również dostosuje system do Twoich specyficznych potrzeb określonych w toku analizy, sparametryzuje go oraz będzie zapewniać serwis i aktualizacje w kolejnych latach.

Różni dostawcy mogą wprowadzać modyfikacje do systemów ze swojej oferty, wzbogacając je o dodatkowe funkcjonalności. Przykładowo, jedna z polskich firm zajmujących się wdrażaniem systemów CRM wzbogaciła jeden z globalnych systemów o dodatkową, niezwykle użyteczną funkcjonalność: transkrypcję na tekst rozmów prowadzonych przez telefon komórkowy z automatycznym dodaniem tak powstałej notatki do rekordu klienta w systemie CRM. Inna firma oferująca ten sam CRM na terenie Polski nie ma tej funkcjonalności.

Formularz dla oferentów

W kolejnym kroku przygotuj formularze do wypełnienia dla oferentów. To niezwykle ważne, żeby oferenci korzystali z Twojego formularza, a nie tylko przesyłali oferty na własnych szablonach. 

Uwierz mi: gdy dostaniesz oferty w różnych formatach na dziesięć różnych systemów, nie będziesz w stanie porównać funkcjonalności oferowanych przez poszczególne aplikacje. Możesz skorzystać ze specjalnego oprogramowania do organizacji i zarządzania przetargami, możesz też przygotować swój własny formularz w Excelu. Jeśli chcesz uniknąć „przeklepywania” danych z jednego arkusza do drugiego możesz użyć formularzy Google lub innej aplikacji oferującej formularze. Narzędzie Google Forms możesz w prosty sposób połączyć z arkuszem podobnym do Excela, który będzie zbierać wszystkie odpowiedzi. Będzie to nieoceniony materiał do dalszych analiz, a jednocześnie nie utoniesz w morzy szczegółów.

Przygotuj formularz dla oferentów

Formularz taki powinien składać się z kilku części:

  1. Dane oferenta – nazwa, adres, NIP, REGON
  2. Charakterystyka oferenta (jak długo działa na rynku, ile ma wdrożeń na swoim koncie, ile wdrożeń w Twojej branży, jak liczny ma zespół)
  3. Cena. Zwróć uwagę, że wiele rozwiązań informatycznych sprzedawanych jest w dwóch różnych modelach. Pierwszy z nich to tzw. model on-premises: instalujesz program na własnych serwerach. Drugi model: Software-as-a-Service (SaaS) – program jest usługą, z którą płacisz co miesiąc. Zainstalowany jest na serwerach dostawcy, tym masz do niego dostęp przez Internet. Trudno jest porównywać ceny w obu modelach. Dlatego poproś o podanie cen w obu wersjach. Często też dostawcy wyceniają swoje usługi wdrożeniowe bazując na stawce godzinowej pracy analityka i programisty. Stawki mogą się bardzo różnić między sobą ale zazwyczaj oscylują w granicach między 200 a 300 zł.
  4. Najważniejsza część formularza: pytania o poszczególne elementy systemu adresujące funkcjonalności, odpowiadające wymaganiom, które zidentyfikowaliśmy na etapie analizy przedwdrożeniowej. Oto przykładowe pytanie: „Czy system daje możliwość sporządzania przez Przedstawiciela Handlowego planu dnia pracy, zawierającego liczbę zaplanowanych wizyt, cel każdej z nich (jeden lub więcej elementów wybranych z rozwijanej listy), a następnie przesłanie mailem z poziomu aplikacji tak przygotowanych planów do przełożonego?”.

Zdecydowanie rekomenduje przygotowanie listy pre-definiowanych odpowiedzi, na przykład:

  1. „Tak, system zapewnia tę funkcjonalność w standardzie.”
  2. „System nie ma tej funkcjonalności w standardzie ale istnieje możliwość jej zaprogramowania bez dodatkowych kosztów.”
  3. „System nie ma tej funkcjonalności w standardzie ale istnieje możliwość jej zaprogramowania za dodatkową opłatą.”
  4. „System nie oferuje takiej funkcjonalności”.

Na wszelki wypadek można dodać pole swobodnej odpowiedzi na zasadzie: „Jeśli żadna z odpowiedzi nie pasuje proszę wpisać własną odpowiedź.”

Na własne potrzeby możesz podzielić funkcjonalności na cztery grupy według tzw. metodologii MoSCoW: „Must have, Should Have, Could Have, W’ont to have”. Możesz przyjąć, że do dalszych etapów nie zakwalifikujesz dostawcy, który na przynajmniej jedno pytanie odnoście funkcjonalności określonych przez Ciebie jako Must have udzielił odpowiedzi „d”.

5. Przewidywany czas wdrożenia.

6. Referencje z branży oraz liczba wdrożeń w firmach podobnych do Twojej.

Stworzenie „krótkiej listy”

Mając już dane od wszystkich dostawców możesz przejść dalej: zakwalifikować dostawców na tzw. „krótką listę”. Nie zapomnij jednak podziękować za udział w przetargu wszystkim oferentom, których nie zakwalifikowałeś do dalszych etapów. Dobrą praktyką i świadectwem Twojego profesjonalizmu będzie też udzielenie informacji zwrotnej o przyczynach niezakwalifikowania do dalszych etapów. Pamiętaj, że przygotowanie dokumentacji przetargowej pochłania mnóstwo pracy. Uszanuj ją i odwdzięcz się oferentowi przynajmniej w ten sposób.

Na krótką listę zakwalifikuj od trzech do pięciu dostawców, których oferta w największym stopniu adresuje Twoje potrzeby. W tym celu musisz stworzyć metodę oceny dostawców. Najprostsza metoda to wycena punktowa poszczególnych elementów oferty. Przykładowo: zakładasz, że każdy z oferentów może otrzymać maksymalnie 100 punktów, przy czy każdy z elementów oferty wyceniasz osobno adresując swoje priorytety. Oto przykład:

  • Cena: 30 punktów
  • Stopień spełnienia wymagań specyfikacji: 35 punktów
  • Referencje i ilość wdrożeń z branży: 15 punktów.
  • Design i ergonomia produktu: 10 punktów
  • Szybkość wdrożenia: 10 punktów

Oczywiście możesz bardziej rozbudować system oceny uwzględniając więcej elementów. W sytuacji, kiedy masz oferty na ten sam system od kilku różnych dostawców możesz osobno ocenić sam system a osobno dostawców, również przydzielając im punkty za poszczególne elementy.

Finalny wybór dostawcy

Tutaj nie obędzie się bez dłuższych spotkań z każdym z oferentów. Nie żałuj na nie czasu. Zaproś też najważniejszych członków zespołu wdrożeniowego po Twojej stronie: kierownika projektu, szefa IT czy dyrektora finansowego. Nie naciskaj na to, by dostawcy przygotowali prezentacje w Twoim formacie. Daj się zaskoczyć a gwarantuję Ci, że dowiesz się wielu niezwykle interesujących i przydatnych rzeczy. Zapewne każdy z dostawców przedstawi też te elementy swojego systemu, z których jest najbardziej dumny. Na pewno będzie też tak, że część funkcjonalności, które zobaczysz, a nawet nie przyszły Ci do głowy na etapie analizy, teraz będziesz chciał koniecznie mieć u siebie. Nie ma w tym niczego złego. Po to są te spotkania. Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia dostawców.  

Aby ułatwić sobie proces podejmowania finalnej decyzji możesz po spotkaniu poprosić każdego z członków zespołu o ocenę poszczególnych dostawców, np. aby ocenili ich w dwóch kategoriach – zaadresowanie potrzeb i „wrażenia ogólne” – przydzielając każdemu dostawcy ocenę od 1 do 5. Dodaj swoją ocenę, najlepiej z wagą 1,5 – 2 razy wyższą, odpowiednio wyskaluj punktację i dodaj ją do oceny ofert sporządzonej w poprzednim etapie. Firmie, która zdobyła najwięcej punktów łącznie zaproponuj podpisanie umowy. Unikniesz dzięki temu licznych skrzywień poznawczych, a przynajmniej zminimalizujesz ich skutki.

Dalsze etapy wdrożenia systemu informatycznego

Samo wdrożenie zazwyczaj odbywa się według metodyki stosowanej przez poszczególnych dostawców. Zaufaj im, wiedzą co robią. Zadbaj tylko o to, by w umowie znalazły się wszystkie wymagania sformułowane na etapie analizy przedwdrożeniowej, uzupełnione o nowe elementy, będące np. efektem spotkań.

To tyle. Jeśli dobrze wykonałeś swoją pracę przy odrobinie szczęścia narzędzie, które kupiłeś powinno zarobić na siebie w ciągu kilku, maksymalnie kilkunastu miesięcy. Powodzenia!

_____________

Jeśli jednak wołałbyś skorzystać z pomocy wyspecjalizowanej firmy, która przeprowadzi dla Ciebie wszystkie powyższe działania – napisz do nas na adres: kontakt@syntactive.pl lub zadzwoń na numer +48 500 25 66 45. Możęsz również zamówić bezpłatną konsultację.

www.syntactive.pl