Planowanie tras transportowych czy zarządzanie flotą samochodów dostawczych to jeden z tych obszarów, które aż się proszą o automatyzację. Wiele firm, szczególnie tych największych, wykorzystuje już zaawansowane systemy do zarządzania transportem. Nadal jednak całkiem pokaźny odsetek firm świadczących usługi transportowe polega na tradycyjnej metodzie „mapy i ołówka”. Podobnie, jak dystrybutorzy z bardzo różnych branż. Co najwyżej mapa jest elektroniczna, a ołówek zastąpiony został przez arkusz Excel.
Artykuł ten ma na celu wskazać korzyści z użytkowania systemów automatycznych oraz ich przewagi w stosunku do tradycyjnych metod planowania tras, czy szerzej: zarządzania zleceniami transportowymi. Zalety tego typu systemów zaprezentuję na konkretnych przykładach, wskazując, jakie problemy systemy takie rozwiązują. W głównej mierze opierać się będę na własnych doświadczeniach. Przez długi czas odpowiedzialny byłem bowiem za organizację transportu u jednego z największych polskich dystrybutorów farmaceutycznych. To specyficzny rodzaj dystrybucji. Między innymi z uwagi na dużą częstotliwość dostaw do jednej apteki i bardzo rygorystyczne warunki transportu leków. Standardem w branży są dostawy codzienne, a czasem – szczególnie w dużych aglomeracjach i ich okolicach – trzy czy cztery dostawy na dzień.
Problem z precyzyjnym oszacowaniem godziny dostawy
Jednym z najważniejszych kryteriów oceny jakości transportu jest terminowość dostaw. Są branże, w których parametr ten jest krytyczny. Automatyczny system planowania tras pozwala o wiele precyzyjniej niż systemy tradycyjne oszacować, w jakim czasie dostawa będzie zrealizowana. W swoich szacunkach system weźmie pod uwagę wiele różnych elementów. Człowiekowi bardzo trudno byłoby „żonglować” tak wieloma zmiennymi. Tym bardziej, że mogą być ona bardzo różne, jak na przykład: liczba punktów dostaw danego dnia, czas potrzebny na rozładunek w każdym z punktów czy ich odległość od centrum dystrybucyjnego.
Na dodatek wszystkie te elementy zmieniają się nieustanie. Nie można więc przygotować planu dostaw raz na zawsze, ponieważ nawet w ciągu jednego tygodnia zmienność parametrów wejściowych spowoduje, że model stanie się bezużyteczny. Co więcej, ciągle dochodzą nowe zmienne, które trudno przewidzieć. Na przykład opóźnienia w kompletacji towaru na magazynie spowodowane przerwą w dostawie prądu, które z kolei powodują kaskadę opóźnień dostaw.
Automatyczny system planowania tras uwzględni wszystkie te i mnóstwo innych zmiennych. W oparciu o nie przygotuje optymalny plan tras. Na dodatek zrobi to w czasie, w którym człowiek ledwie zdążyłby zatemperować ołówek. Dzięki temu biuro obsługi klienta, kierowca lub automatyczny system do komunikacji poinformuje klientów o spodziewanej godzinie dostawy. Na dodatek będzie to bardzo precyzyjny szacunek, a nie znany nam wszystkim komunikat z firm kurierskich: „Dostawa zamówienia nr 234 zostanie zrealizowana jutro między godziną 9:00 a 17:00”.
Co więcej, łącząc ze sobą informacje z monitoringu GPS oraz dane z systemu do planowania trasy, możliwe jest bieżące aktualizowanie przewidywanego czasu dostawy. Przecież kierowca mógł natknąć się na korek, wypadek czy objazd spowodowany naprawą drogi. System jest w stanie uwzgldnić takie elementy, gdyż tego typu informacje oferowane są przez dostawów map. Nieprzewidziane wypadki ciągle się zdarzają. Dlatego informacja wysłana SMS-em 20 minut przed faktycznym przyjazdem dostawcy z pewnością pozytywnie wpłynie na satysfakcję odbiorcy.
Sprzeczne priorytety przy planowaniu dostawach
Każdy, kto kiedykolwiek zajmował się planowaniem dostaw, z pewnością zetknął się z następującym problemem: każdy klient uważa, że jest najważniejszy, każdy chce otrzymać dostawę jak najszybciej, każdy chce być pierwszy w kolejce. Szczególnie widać to w firmach zajmujących się dystrybucją produktów świeżych czy farmaceutyków. Pamiętam, że każda apteka chciałaby otrzymać towar dokładnie na piętnaście minut przed jej otwarciem. Po to, by od razu wprowadzić towar na stan i móc zająć się później już tylko obsługa pacjentów. W odpowiedzi na te oczekiwania dostawcy w ten czy inny sposób nadają różne priorytety poszczególnym klientom.
W zdecydowanej większości branż nie jest możliwe utrzymanie preferowanych godzin dostaw dla wszystkich klientów. Najczęściej trzeba dokonywać wyborów. Czasem kryteria, według których się ich dokonuje, wynikają z zewnętrznych uwarunkowań. Przykładowo, dostawy realizowane są w kolejności, w jakiej na trasie rozlokowane są poszczególne punkty dostaw. Dzięki temu unika się dodatkowych kosztów związanych z powrotem kierowcy do miejscowości lub dzielnicy, z której wyjechał już godzinę wcześniej. Mniejszy problem, jeśli kierowca wraca do centrum dystrybucyjnego tą samą trasą. Co jednak w sytuacji, gdy trasa ułożona jest w kształcie pętli?
Inna grupa kryteriów, określających, który z klientów otrzyma dostawę w jakim czasie, ma swoje źródło w zasadach wewnętrznych firmy. Wiele przedsiębiorstw dokonuje bowiem segmentacji klientów, na przykład według kryteriów udziału w obrocie firmy lub w kwocie marży. W konsekwencji może być więc tak, że dostawca pieczywa będzie chciał w pierwszej kolejności obsłużyć największe sklepy. Dopiero w dalszej kolejności te trochę mniejsze, a dopiero na końcu te, które nie stanowią znaczącego udziału w obrocie.
Priorytetem planowania może też być na przykład minimalna długość tras lub dopasowanie dostaw do okien czasowych ustalonych z odbiorcą. Optymalnie zaplanowana praca pozwala na obsługę większej liczby zamówień przy użyciu tych samych zasobów co dotychczas. Takich priorytetów i statusów może być bardzo dużo. Co więcej, najczęściej zmieniają się one w czasie.
Trudno sobie wyobrazić, by człowiek ułożył trasy, godząc sprzeczne priorytety. Nawet człowiek uzbrojony w arkusz Excel. Po prostu nie jesteśmy „zaprogramowani” do ”przeprocesowania” tak wielu informacji na raz. Tutaj właśnie swoją siłę pokazuje zautomatyzowany system planowania dostaw, uzbrojony w najwydajniejsze algorytmy uczenia maszynowego.
Silnik systemu weźmie pod uwagę priorytet poszczególnych odbiorców, liczbę punktów dostaw na trasie danego dnia, oczekiwania poszczególnych odbiorców co do proeferowanych godzin dostaw, a nawet aktualne warunki pogodowe wpływające na czasy przejazdów. Nie jest dla niego problemem ilość priorytetów, ponieważ ich zwiększenie to tylko kilka linijek kodu więcej. Co więcej, system zrobi to w ciągu kilkunastu minut. Gdyby te operacje miał wykonać człowiek, zniecierpliwieni klienci już dawno przeszliby do konkurencji.
Problem nieoptymalnego wykorzystania floty
Samochód dostawczy generuje dla firmy koszty, nawet wtedy gdy stoi bezczynnie na placu. Powiem więcej: tego typu koszty są nawet bardziej dotkliwe dla firmy niż koszty paliwa, pracy kierowcy czy przejazdy dogami płatnymi. Samochód stosujący na placu nie zarabia. Raty leasingowe płacić natomiast trzeba. Składkę ubezpieczeniową również.
Automatyczny system planowania tras i zarządzania flotą w znacznym stopniu rozwiązuje ten problem. Jedną z najważniejszych funkcji tego typu systemów jest optymalizacja czasu wykorzystania poszczególnych pojazdów. Dzięki temu firma wie, ile tak naprawdę potrzebuje samochodów. Pozwala to zaoszczędzić znaczącą ilości pieniędzy, ponieważ za zredukowaniem ilości pojazdów i kierowców idzie redukcja kosztów takich jak: koszty osobowe, ubezpieczenia, przeglądy, naprawy itp. W zależności od specyfiki pracy i rozmiaru floty, możliwe jest zredukowanie ilości potrzebnych pojazdów nawet o 10% przy utrzymaniu dotychczasowej jakości obsługi.
Co więcej, system taki można zaprząc do analizy danych historycznych, a następnie wyniki takiej analizy zastosować do estymacji zapotrzebowania na transport. Na przykład w sytuacji spodziewanego wzrostu liczby klientów lub wielkości ładunku w związku z poszerzeniem listy asortymentowej.
Pracochłonność i czasochłonność tradycyjnych metod planowania
Pamiętam z własnego doświadczenia, że zaplanowanie jednej trasy transportowej zajmowało co najmniej kilka godzin. Trzeba było uwzględnić mnóstwo elementów. Nie tylko liczbę i typ klientów oraz przypisany im priorytet. Należało wziąć pod uwagę takie elementy jak dopuszczalna masa całkowita pojazdów na danej drodze czy lokalizacja mostów – raz zdarzyło mi się tak zaplanować trasę, że nakazałem kierowcy… przeprawę wpław przez Wisłę.
Co gorsza, najdalej po miesiącu okazywało się, że dana trasa jest już nieaktualna. Powodów było mnóstwo: przybyły nowe apteki do obsługi albo część aptek zwiększyła swoje zamówienia, przez co rozładunek trwał dłużej. Rozpoczął się remont drogi albo utworzono w jednym z dużych miast strefę, do której dostawy można realizować tylko do określonej godziny.
Do wyboru były dwie możliwości: albo zostawić w rękach kierowcy zadanie dostosowania tras do nowych okoliczności, albo za każdym razem układać trasę od nowa. Pierwsze rozwiązanie może wydać się atrakcyjne, co więcej: zgodne z modnymi koncepcjami w typie „empowerment”. Oczywiście przy założeniu, że kierowca ma możliwość modyfikacji tylko swojej trasy. Można również ograniczyć zakres takich zmian, na przykład tylko do zmiany kolejności dostaw, ale bez możliwości ich anulowania. Trzeba jednak pamiętać, że dostawcy, tak jak wszyscy ludzie, mają tendencję do „optymalizacji” własnej pracy pod kątem własnych potrzeb. Przykładowo: kierowcy zawsze niechętnie odbierali gotówkę z aptek. Niektórzy z nich zaczęli więc mniej lub bardziej subtelnie zniechęcać do zakupów mniejsze apteki płacące gotówką.
Druga możliwość: ciągła weryfikacja tras, uwzględniająca nowe okoliczności. Łatwiej powiedzieć, trudniej zrobić. Średniej wielkości dystrybutor farmaceutyczny ma około setki tras. Najwięksi – po kilkaset. Żeby na bieżąco weryfikować trasy, należałoby zatrudnić dodatkowo co najmniej dwie osoby.
Dlatego właśnie idealnym sposobem na ciągłą, szybką i niemalże bezbłędną weryfikację tras jest ich automatyzacja. System może rozplanowywać trasy codziennie od nowa, nie sugerując się tym co było wcześniej i „na czysto” analizując aktualny układ zamówień. Wpasuje nowych klientów w siatkę logistyczną sprawnie i szybko. Uwzględni aktualną segmentację klienta, mającą wpływ na jego priorytet przy dostawach. Zaszyte w systemie informacje na temat ładowności pojazdów zabezpieczą firmę przed fatalną sytuacją, gdy magazyn wystawi na daną trasę więcej paczek, niż jest w stanie zmieścić się w powierzchni ładunkowej samochodu. Towar nie został dostarczony. Nie wiadomo, czy zmieści się przy kolejnej dostawie. W konsekwencji może się zdarzyć, że zniecierpliwiony klient zrezygnuje z zamówienia.
Automatyczny system planowania tras i zarządzania transportem najczęściej jest również zintegrowany z aplikacją zawierającą na bieżąco aktualizowane mapy. Dzięki temu nie wyznaczy trasy wpław przez rzekę. A w przypadku remontu mostu – zaplanuje optymalną trasę wykorzystaniem innej przeprawy.
Problem zagubionej lub zniszczonej dokumentacji przewozowej
Niezależnie od metody przygotowania planu trasy należy go udostępnić kierowcy wraz z dokumentacją uzupełniającą, taką jak list przewozowy. Najczęściej dokumentacja ta przyjmuje formę wydruku tabeli, zawierającej adresy kolejnych punktów dostaw. Dodatkowo umieszczona jest tam informacja o liczbie palet, pojemników lub paczek, które należy dostarczyć do kolejnych klientów. Czasem również dołączany jest opis specjalnych warunków przewozu towaru, na przykład w określonym zakresie temperatur, jak to ma miejsce w dystrybucji farmaceutycznej.
Jednak wersja papierowa dokumentacji obarczona jest wieloma istotnymi wadami i może stanowić źródło czasem bardzo poważnych problemów. Papier jest materiałem podatnym na zniszczenie i zgubienie. Pamiętam z własnego doświadczenia szczególnie stresujące sytuacje, gdy na potrzeby kontroli inspekcji farmaceutycznej należało udowodnić, że towar był przewożony w określonych warunkach. Jednym z elementów wymaganych był podpis klienta – kierownika apteki – na dokumencie potwierdzającym fakt, że dostarczony towar spełniał wymogi co do temperatury, w której był przewożony. Brak takiego dokumentu narażał firmę na poważne niebezpieczeństwa, z odebraniem koncesji włącznie. System daje też możliwość monitorowania online temperatury w przestszeni ładunkowej.
Wersje papierowe dokumentów mają jeszcze jedną istotną wadę. Bardzo trudno jest wprowadzić modyfikacje na wydruku planu trasy czy listu przewozowego. Niemożliwe jest też śledzenie statusu wykonania przez kierowcę kolejnych zleceń.
Dlatego właśnie stworzone zostały narzędzia do tworzenia i udostępniania kierowcom elektronicznych planów trasy. Plan w tej formie umożliwia nie tylko podgląd za pośrednictwem smartfona lub tabletu, ale pozwala również na bieżąco wprowadzać informację zwrotną. Przykładowo, kierowca może oznaczać status wykonania poszczególnych zleceń, uruchomić nawigację jednym przyciskiem czy otrzymać natychmiast informacje o ewentualnych zmianach w zleceniach dokonanych przez menedżera transportu. Zmiany mogą dotyczyć odwołania dostawy do jednego lub więcej punktów, zmiany kolejności dostaw czy jakiegokolwiek istotnego elementu. Jeśli kierowca nie otrzyma niezbędnych informacji natychmiast, może narazić firmę na niepotrzebne koszty.
Podsumowanie
Wymieniłem tylko pięć najważniejszych, w mojej opinii, problemów rozwiązywanych przez systemy automatycznego zarządzania transportem. Pewnie wymienić ich można znacznie więcej. Z własnego doświadczenia wiem, jak trudne i żmudne jest planowanie tras i zarządzanie transportem. Z drugiej jednak strony dostawa towaru to jeden z krytycznych elementów oceny firmy przez klienta. To od jakości pracy menedżerów transportu zależy, czy dostawa towaru będzie jednym z elementów wzmacniających pozytywne doświadczania klienta, czy też jednym z „punktów bólu”. Jestem przekonany, że wdrożenie systemu sprawi, iż każda firma zyska kilka dodatkowych punktów w oczach klientów. A co za tym idzie, wzmocni swoją przewagę konkurencyjną. Warto dodać, że nie są to rozwiązania drogie. Z własnego doświadczenia wiem, że inwestycja w tego typu aplikacje zwraca się już po dwóch, trzech miesiącach.
Jeśli chcieliby Państwo wdrożyć w swoje firmie nowoczesny system planowania tras i zarządzania transportem – zapraszam do kontaktu. W trakcie krótkiej prezentacji online przedstawię najciekawsze możliwości systemu. Bardzo chętnie przygotuję również konkretne case study na podstawie próbki zanonimizowanych danych z Państwa firmy.
Zapraszam do kontaktu:
Wojciech Woźniak
Head of Sales & Chief Consultant
📞 +48 500 25 66 45 | 📧 w.wozniak@syntactive.pl